お役立ち情報2022.02.09
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2022年1月に電子帳簿保存法が改正されたという話はご存じの方も多いと思います。
ただ、「電子保存の義務化に関して2年間の猶予が与えらた」というのは注目ポイントの一つですね。
この電子保存の義務化ですが、なにが義務化されるのか把握されていますでしょうか？
仮にすべての書類の電子保存を義務化なんて言う話だったら、いろんなシステムを刷新しないといけなくなってしまい大ごとですよね？
でも安心してください！全ての書類が対象ではありません。
では、どのような書類が対象になるのか？ それによってどのような対応が必要になるのか？
今回は電子帳簿保存法改正の中でも「電子保存の義務化」に焦点を当てて解説していこうと思います。
◇ 電子保存の義務化の範囲
まず気になるところは、どんな書類の電子保存が義務化されるのか？だと思います。
答えは「電子データで受け取った書類」です。
具体例としては、『契約書のPDF』『請求書もPDF』『見積書のPDF』『注文書のPDF』などです。
また、どのような取引で発行されるのか？という観点で例をあげてみると、
『EDI取引』『インターネット取引』『電子メール取引』『クラウド取引』などになります。
現在あらゆる書類が電子化しており、契約書や請求書など以前まで紙でやり取りしていた書類が、PDFなどの電子データでやりとりされるようになってきています。
このように、相手から電子で送られてきた書類に関しては、今後電子保存が義務化されることになります。
逆にいうと、紙で送られてきた書類に関しては改正後も紙保存で問題ありません。今回の改正は全ての書類のやり取りを電子で行うことを強制しているものではないため、電子契約システムの導入や経費精算システムのリプレイスなどといったシステムの検討も必須ではありません。
ただ、今後も電子化に向かっていく流れに変わりはないと予想されるので、その時に備えて電子化を進めていくことを推奨します。
※電子契約システムに関してはこちら⇒ https://www.marketingbank.jp/services/category/cloud/gmo.html
※経費精算の電子化に関してはこちら⇒ https://www.marketingbank.jp/services/category/security/m-filter.html
◇ 電子保存方法の要件
電子保存の範囲はご理解いただけたと思いますので、次に気になるのは、その保存方法に要件はあるのか？ですね。
例えば、紙の帳票をスキャンして電子化した場合、電子保存するにはタイムスタンプが必須になってしまいます。おそらく、電子で来たデータにタイムスタンプを押すシステムを導入している企業はまだほとんどいないと思いますので、急に「タイムスタンプを押してね」と言われると困りますよね？
そこで今回の義務化における電子保存方法の要件が重要になってくるのですが、要件として国税庁の書き方を噛み砕いた形で記載すると以下のようになります。
①相手方にタイムスタンプを押してもらってから電子データをもらうこと
②電子データをもらった後に自分たちでタイムスタンプを押すこと
③書類の訂正や削除をしっかり確認できる、もしくは実施できないシステムで保存すること
④書類の訂正や削除を防止する規定をしっかり定め、その規定に沿った運用体制を作ること
この内容をまとめると、「電子書類を訂正や削除できない体制になっていればタイムスタンプは押さなくてもOK」となります。
電子保存は義務化されますが要件としてはハードルは高くなさそうですね。
◇ 電子保存の義務化への対応
電子保存の範囲と要件は分かったけど、結局「何をすればいいの？」ということが一番知りたいですよね。
ですので、保存要件ごとで必要となってくる対応に関してお話ししていきます。
①相手方にタイムスタンプを押してもらってから電子データをもらうこと
受け取る側として対応することはないですが、送る側の場合にタイムスタンプを押した電子書類を要望されることがあるかもしれません。そうなった場合は電子契約システム等の検討が必要になります。
②電子データをもらった後に自分たちでタイムスタンプを押すこと
電子データにタイムスタンプを押せるシステムの導入が必要になりますので、導入工数や費用が掛かる対応が必要になります。
③書類の訂正や削除をしっかり確認できる、もしくは実施できないシステムで保存すること
国税庁のHPで説明が掲載されていますが、国税庁の説明は難しいので噛み砕いた形で記載すると以下のようになります。
「電子帳簿保存法では、保存すべきシステムを限定しておりません。つまり保存システムについては保存義務者が任意に選択することができます。しっかり電子データの保存に関する責任者を定めるとともに、管理規則を作成するなど、、管理・保管に万全を期すことが望ましいと考えられます。」
要約すると、「システムは特に決まりがないから任意に選んでいいですよ、でもできるならしっかりした管理体制つくってね」となり、現状ファイルサーバーを使っているならファイルサーバーで、クラウドストレージを使っているならラウドストレージでと、特段新たなシステム導入が必要ないと読み取ることができます。
④書類の訂正や削除を防止する規定をしっかり定め、その規定に沿った運用体制を作ること
上記の要件③と併せた対応になると思いますが、社内で管理・運用体制を作るだけですので、導入工数や費用を考慮するとおそらくこのパターンで対応するのが最も主流になっていくと思います。
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電子帳簿保存法改正における電子データ保存の義務化の解説は以上になります。
今回の改正は義務化以外にもいくつかポイントとなる改正があったので、それは別の記事で書こうと思っております。
これからも旬なトピックに関する情報発信をお届できるよう頑張っていきます！
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