できることいろいろ！ペーパーレス化に必要なツール6分野

業務効率化にもつながる「ペーパーレス化」を進めている企業は多いかと思います。いざ、ペーパーレス化をする書類の選定と目標が定まった企業は、次はその目標を達成するために必要なツールを選んでいきましょう。さまざまなツールとサービスが展開されているので、まずはどのようなタイプのツールがあり、それぞれどのようなことができるのかを見ていきましょう。

ツールの得意分野を把握する

ペーパーレス化に必要なツールの種類は多くありますが、得意とする業務の分野が異なるので、自社で書類をペーパーレス化するためにどのツールが向いているかの選定調査が必要です。
ペーパーレス化に役立つツールを、得意分野別に下記でご紹介します。

電子契約

電子サインやタイムスタンプという仕組みにより、紙だけでなく印鑑による押印自体が不要になるシステムです。社内稟議や契約書などに活用でき、双方合意による法的効力を紙同様に証明できます。すべてオンライン上で完結できるため、相手がいつどこにいても対応が可能になります。また印紙が不要になり、文章の作成や郵送、保管に伴うコストや人件費も削減できます。

参考　「『電子印鑑GMOサイン』の特徴をご紹介」

経費精算

取引先などの社外への支払いや、社内の経費精算といった出金を管理するシステムです。稟議申請などのワークフローも兼ね備えているため、承認までを一元管理できます。

サーバー上にデータを保管することで、場所や端末に縛られず対応が可能です。

また「電⼦帳簿保存法」対応システムであれば、紙原本の長期保管が不要となるため、さらにコストや手間の削減につながります。

参考　「『楽楽精算』の特徴をご紹介」

勤怠管理

勤怠時間の管理や、スケジュールを管理するツールです。タイムカードで行っていたことをオンライン上で管理できるようになります。

勤怠管理ツールはデスクで勤怠を打ち込むだけでなく、スマートフォンからの申請もできるものが多いため、利便性が高く、どの社員がいつ出退勤したのかを正確に把握できるようになります。

また給与計算も簡単に行えるようになり、人件費のコストカットになります。

参考　「多様な勤務形態にも対応！勤怠管理システム「KING OF TIME(キングオブタイム)」を導入するメリットとは」

オンラインストレージサービス

データをパソコンではなく、インターネット上に保管するツールです。ストレージサービスを利用することで、社員同士でデータの共有ができるだけではなく、リアルタイムで共同編集ができるものもあります。

常に最新の情報に保てるため、混乱を減らすメリットもあります。またセキュリティ対策が重視されたサービスもあるため、必要に応じたサービスを選ぶこともできます。

参考　「【テレワークに専念したい方へ】Passage Drive」

WEB会議

オンライン上で会議やミーティングができるツールです。コロナの影響で導入が進んだため、使用されたことがある方も多いのではないでしょうか。

パソコン画面や資料の共有ができるため、今まで会議用に作成した資料の印刷が不要となります。また資料に使われる紙の削減だけでなく、会議のための移動時間や交通費の削減、資料の置き忘れなどによる重要情報の流出リスクを抑えることができます。

参考　「【まだ間に合う！】今すぐZoomを導入するべき３つの理由とその活用方法」

スキャン

すでに紙で発行された帳票をデータにし、管理するツールです。ばらばらに保管されていたそれぞれの帳票を一元管理できるため、過去に作成された資料の検索や、過去に作成されたフォーマットの再利用などもスムーズに行うことができるようになります。

また今まで紙の書類を見ながら手入力していたものを、スキャンで読み込んで入力できるようにするツールもあります。事務作業の手間を減らし、コストダウンと業務効率化を実現できます。さらに、増え続ける資料の保管スペースの問題も解決できます。

参考　「最新のAI-OCR技術！AIスキャンロボってなに？」

まとめ

ペーパーレスの目標を達成するためのツールは見つかりましたでしょうか。現時点ですでにたくさんのツールやサービスが提供されていますが、今後もどんどん新しいものが増えていくことが予想されます。

ご自身の状況にあったものを見つけるためにも、ペーパーレスにすることで何を達成したいかを明確にして、各ツールやサービスの特徴を比較検討してみてはいかがでしょうか。