業務効率化2021.03.10
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業務効率化が推進されRPA(ロボティック・プロセス・オートメーション)が有効だと言われるようになり、RPAを提供するサービスも増えてきました。では実際RPAを活用することで、どういったメリットがあるのでしょうか。
ここではRPAのメリットとデメリット、そのデメリットを回避する方法などを見ていきたいと思います。
RPAのメリット
時間の有効活用
単純だけど反復性が高く、作業時間を大きく取られるような業務をRPAに任せることで、今までそれらに取られていた作業時間を企画の検討などの創造性の高い業務に回すことができます。
また繁忙期には他のコア業務に人員を充てることができるようになります。
コスト削減
定型業務に取られていた作業時間がなくなることで残業時間の削減ができます。
会社の経営で一番コストが高いと言われている、人件費そのものを抑えることができます。
作業ミスを防止
人が行う作業はどんなに気を付けていても、ミスを完全になくすことはできません。
RPAは決まった規則通りに正確に動くので、イレギュラーなどが発生しない限り、ミスもブレもなく作業を行うことができます。そのためRPAを導入することで、人間の単純ミスによる損失を未然に防ぐことができます。
対応スピードの向上
RPAは人と違って「疲れる」ということがないので、休みなく24時間365日働くことができます。
また作業は正確で、処理速度は人よりも早く行えるため、スケジュールを大幅に短縮できます。その正確で速い処理により、顧客への対応スピードも上がり、サービス向上につながります。
業務の棚卸しのきっかけに
RPAの導入には、業務内容や作業時間、対応に何人必要なのかや必要なツール、業務フローの確認が必要です。そのため今まで惰性で行われてきた作業の廃止やフローの見直しなど、従来の業務の棚卸しのいい機会となります。
現場レベルで設計できる
RPAの設定にはマクロなどのような専門的で複雑なプログラミング知識は不要です。そのため現場で実際に使用する従業員自身でRPAの設定ができるため、より実情に即した活用ができます。またルールやフローの変更があった場合でも、すぐに修正することができるのもメリットです。
利益率の向上
RPAは先述したさまざまなメリットがあり、それらにより生み出される一番大きなメリットとなるのが、利益率のアップです。RPAが生み出す恩恵により業務効率化が進み、生産性の向上につながっていきます。生産性が上がることで利益率が向上し、それらが会社の成長につながるだけでなく、従業員の満足度にもつながっていくのです。
RPAのデメリット
RPAにはたくさんのメリットがありますが、導入後にうまく活用できない場合もあります。
事前に起こりうるデメリットを確認して対策しておくことをおすすめします。
作業の停止リスク
RPAはデスクトップ型やサーバ型などがありますが、システム障害やバグが発生すれば作業が止まる危険性があります。導入するパソコンのスペックや、サーバのキャパシティにはある程度余裕を持たせたものを準備することをおすすめします。
またブラウザやOSのアップデートで自動停止する可能性もありますので、事前に停止したときのフローの作成や、日々更新の確認をするなどでこれらのリスクを軽減できます。
指示を間違えるとそのまま作業を続けてしまう
RPAは出された指示通りに作業を繰り返しますので、最初の指示に誤りがあったとしても、永遠とその作業を続けてしまいます。
作業をする前に必ずテストを行い、問題がないかどうか確認してから始めることをおすすめします。
業務のプロセスがわからなくなる可能性
RPAは最初の指示のみで自動的に作業を続けますので、そのまま任せっきりになってしまうことが多いです。指示から運用を担当した従業員が在籍している間は問題ありませんが、その担当者が異動や退職の際に、しっかりと情報の共有ができないと、PRAが行っている業務のプロセスがわからなくなる可能性があります。
RPAの設定やプロセスをマニュアルとして残すか、担当者間の引継ぎを必ず行うように徹底するようにしましょう。
まとめ
ここではRPAのメリットとデメリットを確認しました。
業務効率化、ひいては生産性を上げ、利益率の向上につながるようにRPAの導入が非常に有効です。
では具体的にRPAをどのような形で導入すればよいのでしょうか。PCにインストールするタイプやオンライン上で使えるツールが多く存在しますが、純国産で直感的に分かりやすく、無償トライアルも可能な「ロボオペレータ」に注目してもよいでしょう。
会社の課題と照らし合わせて、RPAが活用できないかご検討されてみてはいかがでしょうか。
