ビジネス利用に最適！おすすめの無料Web会議システム3選

無料のWeb会議システムというと、多くの方が思い浮かべるのは「Skype」ではないでしょうか。

しかし、Skypeは個人間での通話に使われることは多いですが、BtoBでの活用には大きなハードルがあります。それが「両者ともにアプリをインストール必要がある」という点です。

個人所有のデバイスなら自由にアプリをインストールできますが、セキュリティの問題もあり、会社から支給されているパソコンやスマートフォンに自由にアプリを入れることは制限されている場合が多いでしょう。そのような環境の皆様のために、今回はアプリのインストールが不要なBtoBで使いやすいWeb会議システムをご紹介します。

BtoBのWeb会議を使うシチュエーションとは？

システムをご紹介する前に、そもそもBtoBにおいてWeb会議システムはどのような場所で使われているのか見てみましょう。

1,社内の会議

複数拠点にメンバーが分かれている場合、遠方から参加するメンバーは時間・交通費・宿泊費などのコストがかかります。会議のためだけに出張しているような場合はWeb会議で出張回数を減らすことができそうです。

2,パートナーとの打ち合わせ

社内会議以外にも、パートナーとの打ち合わせをしたい場合、相手が遠方であれば「出張してくれ」と気軽には言えませんよね。しかし、電話では足りない、顔や資料を共有しながら打ち合わせたい内容もあるかと思います。そのような時にもWeb会議であれば気軽に顔を見て打ち合わせることができます。

3,お客様からのお問い合わせへの一次対応

お電話での説明では足りない場合、資料や映像を共有しながら会話することができます。メールや資料を送るだけでは伝わらないことも多いでしょうから、お客様のご要望に合わせて、Web会議で即時に対応できるとお客様からの信頼も高まるでしょう。

4,新規商談

商材によってはあまり向かないものもあるかと思いますが、Web会議で画面共有するなどでお客様にイメージも持っていただきやすいようなITサービスは比較的相性がいいでしょう。訪問にかかるコストを節約することで、その他のサービス向上施策に時間を割けるようになります。

5,学生との面談

これは完全にBtoBではありませんが、遠方の学生を採用する際に有効です。面接でWeb会議システムを活用する場合もありますが、相手が学生だと、ネットワーク回線が安定していないケースも。そのため、直接面接で利用するというより、内定者へのフォロー面談のような場で活用することからはじめることをおすすめします。

アプリのインストールが不要なWeb会議システム3つ

1,Google ハングアウト　

誰もが知っているGoogleのコミュニケションツールの一つ「Google ハングアウト」です。見た目は下記のようにとてもシンプルですが、互いに画面共有することも可能です。会議室の設定方法はとても簡単で、会議室のURLをユニークな数字やアルファベットで設定するだけです。

サポートセンターが日本語で用意されているので、何か困ったときにも安心感です。

2,appear in

こちらは初めて聞くという方も多いかもしれませんが、Web会議開始までがとてもシンプルなサービスです。先ほどのGoogle ハングアウトはGoogleのアカウントが必要な場合や、プラグインのインストールを求められる場合がありますが、こちらはそのような事前の準備が不要で、シームレスに使えます。

まずはこの画面で、自由にルームURLを生成します。例えばここでは「today」というアルファベットを入力し、ルームを作成しました。

生成したURLを同じ会議に参加させたい人に共有し、アクセスしてもらうと下記のような画面になります。左側にはこちらの映像が映り、右側には招待したゲスト側の映像が映ります。

これだけシンプルにも関わらず、同時に8名まで接続できるところが魅力的です。ただし、FAQは英語で書かれています。基本的な英語ができる方は苦にならないと思いますが、英語が全くわからない方にはおすすめしません。

BizMee

最後にご紹介するのが、国内企業が公開しているサービスです。こちらもすでにご紹介した2つのサービスと同じように、事前の登録不要で、ユニークなURLを作成し、同じURLからアクセスするだけでスタートできます。

実際の会議時のイメージはこちらです。左下に自身の映像が映ります。また、特徴的なところは「ホワイトボード」機能がある点です。先ほどご紹介した2つのサービスも画面共有機能を用いて、こちらのパソコンで書いているものを共有することは可能ですが、共有がうまくいかなかった時の場合を考えると、ホワイトボード機能がすでに搭載されているところは魅力的ですね。

まとめ

今回は無料のWeb会議システムを3つご紹介しました。これまで出張していたものが少しでも負担が軽くなることもあれば、電話だけでやりとりしていた内容を、互いの顔を見ながら資料も共有して話すことで、よりコミュニケーションが深まることもあると思います。ぜひお試しください。